Perfekte Zusammenarbeit mit CMS, DAM und PIM

Perfekte Zusammenarbeit mit CMS, DAM und PIM

Wie vertreibe ich meine Produkte in mehreren Kanälen? Welche Systeme und Plattformen benötige ich dazu? Kann ich meine internen und externen Prozesse dadurch optimieren? Anfangs stößt ein Unternehmen auf viele Kernfragen, wenn man sich darüber informiert, was das richtige System und der Funktionsumfang für die Bedürfnisse des Unternehmens sind. Man möchte flexibel und auf die steigenden Anforderungen der Kunden optimal vorbereitet sein und dem Anspruch der globalen Märkte gerecht werden. Wir stellen drei Systeme vor und klären auf, was CMS, DAM und PIM bedeutet und wie es Ihrem Unternehmen weiterhilft.

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist ein CMS?
  2. Was ist ein DAM?
  3. Was ist ein PIM?

1. Was ist ein CMS?

Ein Content Management System dient zur Erstellung und Verwaltung von Webinhalten und sorgt für die technische Grundlage einer Webpräsenz. So können ohne spezielle Programmierkenntnisse Inhalte auf einer Website betreut werden. Durch verschiedene Rollen- und Rechtevergaben können Kompetenzen und Zugehörigkeiten geregelt werden. So sehen Nutzer, Redakteure oder Administratoren auf ihren Bereich zugeschnittene Inhalte. Dateien wie Text, Bild oder Video können hochgeladen und kategorisiert werden. Zur Optimierung für das Auffinden in Suchmaschinen können diese mit verschiedenen SEO-relevanten Merkmalen versehen werden.

Das Backend, also die Verwaltungsoberfläche des CMS, besteht aus einzelnen Bausteinen und Bereichen. Dort können Medien hochgeladen und kategorisiert, Seitenlayouts und Templates verwaltet und Plugins ergänzt werden. Im Backend passieren die Dinge, die im Hintergrund geschehen. Typische CMS sind WordPress, Joomla, Typo3, Contao oder Drupal.

2. Was ist ein DAM?

Das Digital Asset Management sorgt für eine zentrale Verwaltung und Speicherung digitaler Inhalte wie Bilder, Videos, Dokumente oder Multimediadaten. Bei einem Asset handelt es sich um eine digitale Datei wie z. B. Grafiken, Logos, Metainformationen, Präsentationsmaterialien, Excel-Tabellen, Notizen sowie sämtliche andere digitale Dokumente. Neben Redakteuren, Agenturen und Mediengestaltern werden DAM-Systeme auch häufig von Industrieproduktionen oder Marketing- und Vertriebsabteilungen verwendet, um Werbematerialien zu sammeln, zu verwalten und zu speichern sowie Markenrichtlinien, wie z. B. das Corporate Design, für alle zugänglich und gesichert abzulegen.

Der organisatorische Aufwand für die Verwaltung von Mediendateien wird erheblich reduziert. DAM-Lösungen stellen einen zentralen Speicherort dar, bei welchem unzählige Dateien gespeichert werden können, ohne dass Speicherplatzengpässe entstehen. Außerdem sollten in einem DAM-System auch andere Programme verknüpft sein. So ist z. B. häufig eine Integration der Adobe Creative Cloud möglich, durch welche eine kreative Zusammenarbeit bei laufender Produktion ermöglicht werden kann. Ein weiterer Vorteil ist, die Assets mit Metadaten und Tags zu versehen. Somit können digitale Assets effektiver verwaltet werden. Ein zusätzliches Rechtemanagement, welches unterschiedliche Zugriffsrechte der Anwender regelt, sorgt für klare Zuständigkeiten, unabhängig davon, ob es sich hierbei um interne oder externe Projektbeteiligte handelt. Die Hauptaufgabe ist es, digitalen Content in bestmöglicher, redundanzfreier Qualität zu verwalten und diesen bedarfsgerecht an Personen oder angeschlossene Systeme weiterzugeben.

Vorteile eines DAM-Systems

  • Zentrale Verwaltung der Assets
  • Einheitliche Markendarstellung
  • Einfache Suche der Mediendateien
  • Strukturierte Beschreibung der Daten
  • Zugriffsrechte sorgen für Sicherheit

3. Was ist ein PIM?

Das Product Information Management sorgt für die Verfügbarkeit und Verwaltung von Produktinformationen und Produktdaten eines Unternehmens sowie deren Ausleitung in verschiedene Vertriebskanäle, wie z.B. Druck, E-Commerce und Social Media. Ein wichtiges Kriterium für effiziente Arbeit ist die zentrale und medienneutrale Haltung und Pflege der Daten. Denn viele Unternehmen vernachlässigen genau das. Das führt dazu, dass Informationen zu Produkten an verschiedenen Orten gespeichert sind und mögliche Duplikate oder gar veraltete Informationen nicht erkannt werden. Gibt es nun beispielsweise Änderungen am Text oder dem Verkaufspreis, müssen diese an jeder Stelle jeweils neu eingepflegt werden – schlimmstenfalls sogar in unterschiedlichen Sprachen und Währungen. Das sorgt für einen erheblichen Mehraufwand und Kostenanstieg. Vergisst man allerdings, eine Information zu aktualisieren oder macht Fehler beim Einpflegen der Daten, gibt es unterschiedliche Versionen, die zu inkonsistenten Daten führen.

Das PIM-System löst diese Probleme. Sämtliche nutzbare Daten und Informationen zu den Produkten sind in einem zentralen System medienneutral verwaltet und gepflegt und müssen nur einmal im System geändert werden. Diese Angaben können bequem dank der Suchfunktion gefunden werden und spart so wertvolle Zeit bei Recherchearbeiten. Sollen bestimmte Daten weiterverarbeitet werden, sind diese nun einheitlich gespeichert und können für verschiedene Zwecke und Ausgabebedingungen ausgegeben werden. Möchten Sie mehrere Sprachvarianten Ihrer Produkte verwalten, ist das mit dem PIM-System kein Problem. Mit Hilfe einer Übersetzungsfunktion werden diese Informationen in verschiedenen Sprachen im System verwaltet. Dieses kann dann den Kanal im gewünschten Zielmarkt mit Informationen in der entsprechenden Sprache versorgen.

Vorteile eines PIM-Systems

  • Medienneutrale Datenhaltung
  • Zentrale Ablage der Informationen
  • Geringer Suchaufwand für Produktinformationen
  • Effiziente Pflege der Produktdaten
  • Zeit- und Kostenersparnis
  • Vollständige Übersicht über das gesamte Produktportfolio

Schnittstelle mit ERP

PIM-Systeme können auch an Warenwirtschaftssysteme angebunden sein. Enterprise Resource Planning (ERP) sorgt dafür, dass alle wesentlichen Bereiche im Unternehmen zentral gesteuert und geplant werden. Dazu gehören Prozesse wie Finanzen, Fertigung, Personalwesen, Vertrieb, Serviceleistungen und noch viele weitere mehr. Die einzelnen Abteilungen können so effizient miteinander arbeiten. Ein ERP organisiert und optimiert verkaufsbezogene Geschäftsprozesse, hat allerdings keine detaillierten Informationen und Beschreibungen zu den Produkten selbst. Hier dient das PIM-System mit entsprechender Schnittstelle als Quelle für die benötigten Angaben. Ein Enterprise Resource Planning-System verwaltet lediglich quantitative Produktinformationen wie z. B. Bestand und Verfügbarkeit. Erst durch die Schnittstelle mit dem PIM-System liefert dieses qualitative Informationen zu den Produkten. Durch das Zusammenspiel von PIM- und ERP-System entsteht eine vollständige Transparenz der Produkte und liefert alle benötigten Angaben und Beschreibungen für den gewünschten Zweck.

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Mit unserem Redaktionssystem können verschiedene Akteure wie Grafiker, Redakteure und Marketingspezialisten zusammen an einem Projekt arbeiten. Das sorgt für eine effiziente und zeitsparende Arbeitsweise und unterstützt alle Beteiligten beim Erstellen von unterschiedlichen Produkten. Der große Vorteil unserer Publishing Base ist das bereits integrierte PIM-, DAM- und Content Management-System. Sie arbeiten von Anfang an mit diesen Systemen und können je nach Bedarf noch Schnittstellen zu ERP oder Ihrem eigenen CMS integrieren.

Ein Content Management System ist eine Software zur Erstellung, Bearbeitung, Organisation und Darstellung von digitalen Inhalten auf einer Webseite.

Ein Digital Asset Management-System sorgt für die Archivierung, Kategorisierung, Verwaltung und dem Vertrieb von digitalen Dateien. Durch Metadaten können diese mit weiteren Informationen ergänzt werden.

Ein Product Information Management-System verwaltet zentral Produktinformationen und Daten eines Unternehmens. Diese sind medienneutral aufbereitet und können somit in verschiedene Publikationskanäle ausgegeben werden.